20 个最常见的时间管理问题及解决方案

明智的时间管理能让你更聪明地工作，而不是更努力地工作，从而在更短的时间内完成更多的事情。如果我们能将这个概念浓缩成一条建议，那就是：仔细考虑你的一天，把你想完成的事情记在日历上。然而，大多数人都很难遵守这条规则，久而久之，这会导致失望和沮丧。

残酷的事实是，时间不等人。如果你想取得更大的成就，就应该学会与时俱进。除非你下定决心，否则无论读多少时间管理书籍、参加多少培训课程，都无法让你表现得更好。仅仅收集最佳的时间管理实践和方法是不够的，你必须认识到自己的不足。因此，我们在本文中总结了20个时间管理错误，并提供了更多应对这些错误的建议。请保存这份清单，以便在需要更多时间管理技巧时随时查阅。

目录

1. 完美主义者
2. 无法集中注意力
3. 任务安排效率低下
4. 缺乏远见
5. 永远不考虑明天
6. 不跟踪时间
7. 缺乏定期的时间管理评估
8. 无法应对压力
9. 不进行注意力管理
10. 独自完成一切
11. 不善于估计时间
12. 忙碌而非高效
13. 不掌握你的技能和工具
14. 不管理干扰
15. 例行公事而非习惯
16. 避免自动化
17. 不分解大项目
18. 不保存脑力
19. 缺乏动力
20. 不带技术

1. 完美主义者

完美主义是一把双刃剑。一方面，完美主义者力求创作出高质量的作品，并展现出更高的责任心、参与度和积极性。然而，他们高标准、僵化的标准以及“要么全有，要么全无”的心态常常会导致压力、倦怠和焦虑，从而影响他们的工作表现。

时间管理技巧：

• 接受不完美。勤奋是好品质，但有时它可能会耗费你过多的时间和精力。注重细节也很好，但它可能会非常耗时。当你发现自己在任务上投入过多精力时，不妨停下来问问自己：“我是否合理地利用了时间？我的效率高吗？” 通常情况下，完成一些不完美的任务比完成一项符合你高标准的任务能带来更多成果。

• 定期反思你的进步。每周、每两周和每月回顾一下你的表现。你能否对一些几乎不会或根本不会影响结果的任务不那么挑剔？你能想到哪些任务是你因为害怕犯错而回避或投入过多精力的吗？

• 减轻一些压力。如果你想在更短的时间内完成更多的事情，就允许自己不那么完美，专注于重要的事情。

• 寻求意见和支持。定期向你的经理或主管汇报你的工作，了解你的表现是否良好，以及目前的工作质量是否足够。坦诚地表达你渴望成为更高效员工的意愿，并做好接受批评的准备。

2.无法集中注意力

我们大多数人都至少经历过这种状态：一遍又一遍地阅读一段文字，却无法理解其含义。或者，你需要写一篇文章或准备一份报告，但思绪却游离，无法集中注意力。以下是一些帮助你重回正轨的建议。

时间管理技巧：

• 知己知彼，百战不殆。识别那些影响你专注力和效率的职场干扰因素。参加《哈佛商业评论》的简短评估测试，了解哪些干扰因素最能影响你的注意力，并获得一些消除它们的技巧。
• 更好地照顾您的健康。睡眠不足很容易影响注意力，更不用说其他认知功能，例如记忆力和注意力。定期进行体育锻炼可以提高注意力，并保持老年人的大脑健康。冥想和正念练习可以带来多种益处，包括提高注意力。
• 利用你的巅峰效率时间。找出一天中效率最高的时段，并利用这段时间来安排最繁重的任务。不要把高峰时间用来处理邮件或打电话，要合理利用它。
• 休息一下。休息不仅有趣，还能让你精神焕发，补充脑力资源，恢复动力，减少决策疲劳。在大自然中度过的时光可以缓解疲劳（研究），即使10分钟的运动也能提高注意力和表现（研究）。
• 设定每日目标。出于生理原因，我们的大脑喜欢短期目标。当我们成功完成某件事时，大脑会释放多巴胺，让我们更加专注，并激发我们再次体验这种成就感。
• 练习单任务处理。多任务处理会对你的注意力和表现产生诸多负面影响：它会减慢你的进度，让你容易犯错，让你压力山大等等。相反，你应该一次只专注于一项任务。为了提高专注力和专注力，可以设置一个计时器——它能让你有精神上的动力去开始完成这项任务。
• 咨询你的医生。如果你发现自己的注意力突然下降——日常工作越来越难做，犯的错误越来越多，经常做出错误的决定——不要忽视。这些可能是抑郁或焦虑的症状，而时间管理方法可能会让你的表现更差，因为你的身体目前无法承受巨大的压力。
• 限制你使用互联网和社交媒体的时间。尼古拉斯·卡尔在他的文章中强调了一种我们大多数人可能都注意到了但并没有太过在意的危险倾向：社交媒体和搜索引擎会缩短我们的注意力持续时间，并削弱我们集中注意力的能力（研究）。

3. 任务安排不高效

有效的时间安排是高效时间管理策略的重要组成部分。如果你优先考虑错误的事情，并将时间投入到与目标几乎没有或根本没有效果的任务上，你就无法管理好自己的时间和注意力。即使你已经学会了如何区分优先级，但这仍然不够，因为永无止境地重复着繁重而具有挑战性的任务会导致焦虑、压力、抑郁和倦怠。让我们看看如何有效地分配你的工作量。

时间管理技巧：

• 不妨参考艾维·李的方法。每天结束时，写下明天最重要的六项任务，并按优先级排序。第二天，开始处理最重要的任务。
• 避免单纯的紧迫感效应。研究表明，我们倾向于选择客观上收益较低的紧急任务，而不是那些影响更大、更长期的重要任务。优先考虑那些既紧急又重要的任务。其次，选择重要的任务，而不是紧急的任务，因为紧急任务在大多数情况下是无效的。
• 缩小你的任务清单。回顾你的待办事项清单，并将其缩小到最重要的任务（试试柯维时间管理表）。找出哪些任务和活动能带来最佳回报，并确定它们的优先级。
• 吃掉青蛙。马克·吐温曾经说过：“早上第一件事就是吃掉一只活青蛙，那么接下来的一天就不会再发生更糟糕的事情了。” 去做最重要的或最具挑战性的任务——你最容易拖延的任务，也可能是对你的生活或项目最有积极影响的任务。

4.缺乏远见

首先，如果你对自己的目标没有清晰的愿景，就没必要精通时间管理技能。如果你想更熟练、更优雅地处理那些任务和责任，却无法激发你的灵感，那么你需要先找到方向，找到意义。没有愿景，你就很难创造你想要的成果，也很难感受到继续前进的喜悦和激情。

时间管理技巧：

• 放眼全局。思考你手头的任务如何助力你的个人或公司目标。专注于最终结果——它会给你灵感和能量，让你继续前进。必要时调整你的愿景，但切勿迷失方向。
• 识别浪费时间的事情。大多数管理问题都源于在那些既没有成果、又没有推动力的事情上花费了太多时间。确保把时间投入到有意义的任务和项目上。
• 制定应急计划。事情的发展总有可能无法如预期。考虑最佳情况和最坏情况，准备好“B计划”和“C计划”，以便从容应对风险和问题。

5. 从不考虑明天

那些在生活中创造非凡成就的人通常都是有远见的人。为了将愿景变为现实，他们必须进行战略性思考，并设定短期目标，逐步实现目标。当你展望未来时，你会对接下来的事情有更充分的准备，并更有动力每天投入精力，以实现你设想的结果。

时间管理技巧：

• 培养意识和适应能力。思考一下你今天投入的时间和精力将如何影响明天的现实，并帮助你更接近目标（例如，今天的项目任务将如何影响下周的任务？）。根据不断变化的情况调整你的计划。
• 定期回顾你的进度。将你的项目分解成可管理的任务，并追踪它们的进度。使用图表、报告和进度条来了解你的进度。
• 考虑一下7分钟规则。早上花7分钟计划你的一天，睡前花7分钟回顾你的一天并为明天制定计划。
• 从过去的表现中学习。评估你的任务，设定截止日期，并追踪完成时间。完成任务后，回顾你的表现，找出趋势，如果你需要更多竞争，可以把它当成一场游戏，争取下次取得更好的成绩。

6. 不记录时间

如果不追踪自己的时间，就无法改进时间管理策略和方法。时间追踪听起来像是一项繁琐的任务，但一旦你将其融入日常生活，它就会揭示出意想不到的趋势和洞见。当你分析自己在打电话、发邮件和处理干扰上花费了多少时间时，你就能制定更具战略性的时间来安排自己的时间。

时间管理技巧：

• 选择最适合您的时间跟踪工具：时间表应用程序、桌面时间跟踪器、移动应用程序、浏览器扩展程序甚至秒表计时器。
• 考虑一下时间跟踪软件。选择一个符合你需求的软件，不要用复杂的界面和不必要的功能让你不知所措。
• 跟踪哪怕是最小的任务，例如电话、会议、咖啡休息、分心时间，或者考虑使用自动记录您的应用程序、网站和休息时间的桌面监控软件。
• 定期回顾你的绩效。使用 Excel 表格、Google 表格、时间表应用或具有项目管理功能的时间追踪器来记录任务时间，并使用时间日志生成报告。

7.缺乏定期的时间管理评估

无论您是致力于个人目标，还是希望提高工作效率，都应该定期回顾自己的绩效。如果您使用时间跟踪软件，您可以利用时间日志并创建报告来识别生产力趋势，调整方法，并更有效地利用时间。不仅要回顾每日和每周的绩效，还要查看月度和半年报告，以便全面了解您的工作成果。

时间管理技巧：

• 避免沉没成本谬误——在低效且优先级低的任务上投入过多时间。当你注意到当前活动所耗费的时间超出了你的承受能力时，退一步思考，评估其成果的价值，以及它将如何影响你的进度。
• 放眼未来。思考一下你当前的活动将如何影响你的下一步行动、下周的任务以及你的项目。
• 定期回顾你的日程安排。每天早上花5分钟回顾一下你的日程安排。中午花几分钟回顾一下你的进度和剩余的工作。一天结束时，花5分钟回顾一下你的绩效。
• 制定个人发展计划，记录你的目标、计划和需要掌握的技能。定期回顾你的进度，确保你始终保持正轨。

8.无法应对压力

压力管理和时间管理通常密不可分。如果你拖到最后一刻才完成手头的任务，没有提前计划并确定优先级，那么你更有可能感到压力。并非所有压力都是坏事，但持续处于压力之下会危及你的健康和表现。让我们看看如何有效地管理压力。

时间管理技巧：

• 识别你的压力源。练习写几周日记，记录你的压力源、想法、感受和反应。回顾你的笔记，找出规律，并寻找更有效的应对压力的方法。
• 培养健康的应对方式。垃圾食品和酒精看似是缓解压力的好方法，但不妨尝试更健康的选择：运动、瑜伽、冥想、爱好、喜爱的活动、高质量的睡眠。
• 设定界限。无论在家还是在办公室工作，都要遵守工作时间，并在工作时放下工作。避免在工作日结束时想着工作，也不要回复电子邮件，将公司聊天和其他与工作相关的通知静音。

9. 缺乏注意力管理

面对现实吧：我们每天都有24小时，根本就不存在“时间管理”这回事。好消息是，我们可以管理自己的注意力和专注力。归根结底，注意力管理是一种识别大脑状态，并有意识地将自己调整到当前最适合自己的状态的能力。我们不会在这里深入探讨细节，但会提供一些关于如何专注于工作的建议。

时间管理技巧：

• 掌控你的环境。告诉别人你正在努力保持专注：将聊天状态改为“请勿打扰”、戴上耳机、关上门——任何适合你情况的事情。
• 反思一下分散注意力的习惯。有些人在家工作时喜欢听电视背景音乐，大多数人都无法抗拒查看通知并立即回复消息的诱惑。发现并反思你的不良习惯，制定更健康的时间管理方法，重新获得注意力和专注力。
• 锻炼和冥想。根据哈佛医学院的一项研究，定期锻炼可以提高记忆力、注意力和思维敏锐度。只需几周的冥想就能减少思绪游离，提升专注力和记忆力（研究）。

10. 凡事亲力亲为

无论您是雇员、企业主还是自由职业者，您都无法独自完成所有事情。我们每天都有24小时，而人类的精力有限。因此，如果我们过度劳累，就更容易感到压力，效率降低，最终成果质量低下。

时间管理技巧：

• 外包。如果您是企业主或个体经营者，可以考虑将部分工作外包。例如，如果会计工作占用了您大量的时间，可以考虑聘请会计机构的服务。权衡一下机会成本，您可能会发现，您的时间和精力对您的成功比金钱更为重要。
• 自动化你的日常工作。假设你是一位项目经理，需要密切关注项目进度、团队绩效、账单和会计事宜。市面上有时间跟踪软件可以帮你完成大部分工作，所以，再次考虑一下机会成本，你很可能会选择购买。从长远来看，自动化的日常工作可以为你节省数周的时间。
• 委派。假设您是营销团队的经理，有很多事情要做：会议、面试、报告、日常管理任务。您可以考虑将报告构建任务委派给您最可靠、最注重细节的团队成员之一。这样，他们可以学习一些新技能，并能够在将来为您提供支持，而您则可以将更多时间用于需要您直接参与的任务。

11. 不善于估算时间

我们大多数人往往会低估完成项目和任务所需的时间。这种现象被称为计划谬误，指的是制定不切实际的最佳方案和估算。造成这种现象的主要原因包括：

• 分数蠕变——低估项目的复杂性；
• 规划焦点主义——不考虑过去类似任务的经验；
• 天生乐观——认为任务会顺利进行，没有瓶颈和变化；
• 动机推理——做出乐观的估计，因为管理者希望看到工作尽快完成；
• 缺乏对自己能力的准确自我认知。

时间管理技巧：

• 计算你的“蒙混”率。列出一系列任务，估算并跟踪它们所需的时间。然后把你花费的总时间加起来，除以预估的总时间，再乘以 100%——这就是你的“蒙混”率。
• 回顾你之前的表现。如果你用纸质时间表、Excel 或谷歌电子表格来记录时间，计算你的绩效会很困难。考虑使用时间跟踪软件，它可以确保你的数据安全存储，并且只需点击几下鼠标就能创建绩效报告。
• 假设最坏的情况。将可能出现的中断和障碍纳入估算中，因为项目很少能顺利进行。
• 让别人为你估算。最早提出计划谬误概念的卡尼曼和特沃斯基还发现了：虽然我们无法很好地估算自己的任务，但我们为他人做出的估算却更为准确。
• 征求反馈意见。在规划下一步活动时，请中立方就你的估算征求反馈意见。

12. 忙碌而非高效

忙碌和高效并非一回事。你可能整天忙着清理收件箱、整理待办事项清单，却仍然一事无成。忙碌的时间并不能让你更接近目标，反而会让你感到焦虑不安。相反，高效的时间会让你感觉自己朝着目标稳步前进。人们陷入忙碌状态的主要原因包括：优先级排序不当、过度思考，而不是真正去完成任务。

时间管理技巧：

• 运用帕累托原则。专注于价值最高的20%任务，它们能带来80%的成果。例如，与其计划和分析如何启动你的新项目，不如用80%的时间采取行动并完成它，剩下的时间用来规划你的下一步。
• 考虑一下4D技巧。当新的干扰或干扰出现时，选择以下方法之一：删除、委托、推迟、立即执行。
• 或者实施ABCDE 方法，其中 A：最重要的任务，B：不太重要的任务，C：没有后果的任务，D：委派，E：消除。
• 设定敏捷结果。专注于您希望在特定时间段内实现的三个关键结果：日、周、月或年。
• 尝试“1-3-5”策略。每天完成1个大任务、3个中等任务和5个小任务。

13. 没有掌握你的技能和工具

时间管理的成功与你如何运用这些技能以及你是否发展了这些硬技能和软技能息息相关。这些技能与你的专业技能、沟通能力、解决问题的能力、创造性思维、自我认知、决策能力等等息息相关。如果你不掌握其他技能，无论多少时间管理书籍和建议都无法让你在生活和事业上更快成长、取得更大的成就。

时间管理技巧：

• 磨练你的专业技能。定期回顾你的技能，思考如何提升它们，以及哪些额外的技能可以让你受益。
• 了解你的工具。我们大多数人都会使用电子邮件、任务板、行业专用软件、时间追踪器等等。但我们常常忘记，每个工具都提供了一些快捷方式和小功能，可以显著改善我们的日常工作。例如，如果你经常使用谷歌，谷歌搜索技巧可以让你每月节省数小时的时间。一定要探索你的常用工具。
• 提升你的软技能。更加注意如何应对反馈、沟通、学习新事物、适应变化、​​处理冲突等等。拥有软技能，你就能更快地学习和成长，这意味着你能更熟练、更优雅地管理你的时间。

14. 不管理干扰

我们所说的干扰指的是电子邮件、通知、社交媒体和杂乱的纸张，互联网上有成千上万篇关于如何管理这些干扰的文章。但实际上，除此之外，其他优先级较低的工作也会分散我们的注意力，使我们无法专注于重要的工作。我们每个人都经历过这种情况：客户和同事的紧急电话需要我们立即处理。这并不意味着我们必须完全屏蔽这些干扰，因为它们会造成阻碍并影响团队效率。尽管如此，我们仍然需要学会明智地管理这些干扰。

时间管理技巧：

• 明确你的界限。留出时间打电话、发邮件，利用聊天状态来沟通你的空闲时间，最重要的是，安排时间完成那些需要你高度集中注意力的重要任务。
• 与你的团队举行站立会议。每次10-20分钟的会议，讨论进展、消除障碍并集思广益。
• 学会说“不”。避免参与团队闲聊和八卦，并推迟优先级较低的任务。当你说“不”时，要专业地解释你的理由，并提供替代方案。
• 安排好工作和娱乐时间。在日历中，安排好固定的事项（例如，吃饭、通勤、睡觉）、自我照顾活动（例如，锻炼、冥想）、无负担时间（例如，社交、爱好），然后再安排工作时间。

15. 例行公事而非习惯

我们每天做的动作可以是例行公事，也可以是习惯。它们都指有规律、重复的动作，我们经常互换使用这两个词，但就个人表现而言，它们的含义有所不同。

习惯是你几乎无需或完全无需有意识思考就能完成的例行活动，也意味着你投入的精力很少。相比之下，例行活动并非需要有意识努力的自动化行为。当你在上班路上买一杯咖啡时，某些情况会触发你的行为。但当你下班后去健身房时，你需要有意识地练习；否则，它们就会消失。好消息是，你可以有意识地将例行活动变成习惯。

时间管理技巧：

• 建立习惯循环。你需要选择一个触发点，执行这个习惯，并在之后做一些有趣的事情。假设你上午10点有一个站立会议（触发点），然后你关闭通知，戴上耳机，开始处理最棘手的任务（习惯），之后你会在下午2点左右或任何你完成任务的时间去吃午饭。阅读詹姆斯·克利尔的《原子习惯》一书，了解更多关于习惯养成的信息。

16.避免自动化

无论我们从事什么职业，很多工作都是重复性的，很容易被自动化取代。根据WorkMarket 的 2020 年 In(Sight) 报告，54% 的员工认为通过自动化，他们每年可以节省 240 个小时，而 78% 的企业领导者估计他们每年的时间损失为 360 个小时。现在想象一下，你可以将时间投入到职业或业务发展中。

时间管理技巧：

• 改进日常任务。定期回顾你的日常活动，并集思广益，思考如何更有效地处理它们。假设你每天花一个小时回复邮件，那么你可能会有以下想法：创建邮件模板、查看邮件排序设置、每天清空收件箱、使用第三方工具批量退订不必要的邮件等等。
• 自动化管理流程。现代时间和项目管理工具还提供计费、会计甚至缺勤管理功能。这意味着您只需一个工具即可管理重要的业务数据和流程。
• 使用自动化工具。使用Zapier和IFTTT等工具自动执行 Web 应用程序中的例行操作。

17. 不分解大型项目

大型项目看起来令人难以承受，常常会导致压力和拖延。当你把它们分解成易于理解的部分时，单个任务看起来更容易理解、更容易完成。完成一个小任务后，你会感到成就感，更有动力继续前进。你的项目进度更加清晰可见，你会感觉更高效、更富有成效。

时间管理技巧：

• 分解。每当你开始一项新任务时，把它分解成可以在20-30分钟内完成的步骤，即使它们看起来微不足道。这种方法对那些喜欢像番茄工作法那样以小间隔工作的人特别有用。
• 制定合理的顺序。最简单的任务可能看起来更有吸引力，但最好按顺序逐一完成，这样才能更接近项目目标。
• 定期回顾你的进度。在处理大型任务时，你可能并不总是能感觉到进度。试试“清单宣言”的方法——将你的任务分解成易于遵循的、循序渐进的清单。或者使用看板之类的任务板来直观地呈现你的进度。

18.不保存脑力

无意冒犯，但我们的平均工作记忆容量仅限于三到五项。任何超出这个限制的内容都很有可能从我们的大脑中流失。这就是为什么保持大脑清晰很重要，这样才能有更多空间、精力和注意力来完成手头的任务。

时间管理技巧：

• 使用外部存储来存储任何你暂时不关注的事情。使用管理器、笔记、任务应用和软件来释放你的思绪，并在需要时重新处理这些任务。
• 使用协作软件。假设你已经知道下一个项目，但不确定从哪里开始。你的脑子里充满了疑虑和想法，让你无法专注于正在进行的任务。创建一个协作环境，让你的团队集思广益，提供更多想法或提供反馈。这样，你就可以在后台模式下启动未来的任务，之后再继续处理。
• 简化日常选择。据说，阿尔伯特·爱因斯坦每周穿七套相同的西装，以避免将脑力浪费在琐碎的事情上。史蒂夫·乔布斯很可能也出于同样的原因喜欢穿黑色高领衫。减少日常选择的数量，避免将精力浪费在琐碎的决定上。

19.缺乏动力

根据目标设定理论，动力源于努力实现目标的意愿。当目标满足以下三个标准时，这种意愿就会产生：

• 具体的目标可衡量且明确。它们使我们能够专注于相关的活动，而不是漫无目的地徘徊。相反，模糊的目标则允许对目标是否实现有多种解读（例如，启动一个新项目）。
• 实现艰难而具体的目标需要付出努力和坚持——这是动力的两个关键要素。高目标会带来更高的努力和更高的绩效。
• 具有挑战性的目标必须既困难又可实现。具有挑战性的任务需要投入和专注，而简单或乏味的任务则会让人失去动力。

让我们看看还有什么可以激发您的动力。

时间管理技巧：

• 回顾未来的计划。想想你目前的工作能如何帮助你未来发展。即使你对目前的项目并不感兴趣，长远的眼光或许能给你足够的动力继续前进，并更好地管理你的时间。
• 欺骗你的大脑。每当我们完成一项任务时，大脑都会释放多巴胺，它与愉悦感、学习和动力息息相关。将你的任务分解成小目标，这样就能在长期项目中保持动力。

20. 不携带科技产品

科技和互联网时代带来了许多障碍和干扰，同时也带来了改善时间管理和提高生活质量的机会。一方面，日益数字化的生活方式缩短了我们的注意力持续时间，让我们的专注力变得如同金鱼般迟钝。另一方面，如果使用得当，时间追踪器和项目管理工具可以每周为您节省数小时。

时间管理技巧：

• 利用科技手段规划你的一天。考虑使用在线日历和日程安排应用程序来管理个人时间。将你的一天划分成一系列的活动区块，留出一些缓冲时间，并逐步完成你的日程安排。
• 尝试使用时间追踪器。市面上有成千上万种适用于个人和商业用途的时间追踪工具。你可能需要一段时间才能找到适合自己的那一款。需要记住两点：1）使用这些工具时，收益必须大于成本；2）收益应该大于使用应用所花费的时间。
• 考虑项目管理工具。作为项目经理，您需要跟踪项目进度和员工绩效，生成报告并寻找提升团队绩效的方法。现代项目管理工具提供时间跟踪功能，并在单一环境中自动化管理流程。

准备好提升你的时间管理水平了吗？

作为人类，我们不可能始终保持高效。然而，时间管理中总有一些错误需要纠正，也有很多提高效率的方法可以尝试。本文的关键要点是：你无法管理你无法衡量的东西，你也无法改进你无法管理的东西。从时间跟踪开始，尝试不同的时间管理方法来提升你的绩效。