在办公室举办包容性开发者聚会或活动的分步指南

为什么要举办活动？

活动机会来袭！

任务清单：活动前 2-3 周

任务清单：活动前一周

任务清单：活动前 3-4 天

任务清单：活动前 2 天

任务列表：活动前一天

任务列表：活动当天

活动开始！

任务列表：活动结束

任务列表：跟进/事件后

封面图片来自#WOCinTech Chat

为什么要举办活动？

活动是发展、激活和留住社区成员的绝佳方式，也能提升员工的参与度。2015年至2017年，我在Keen IO的开发者社区团队工作，期间参与举办了大量活动。到我离职时，我想我至少在办公室里举办了30场活动。更多的活动是在没有我支持的情况下举办的，部分原因是我为内部团队整理了这份便捷的指南和清单。我把它放在GitHub上，但那里积满了灰尘，所以我想稍微更新一下，并在dev.to上分享，让它得到更广泛的应用！

举办活动可能耗费大量时间和资源。从寻找演讲嘉宾、协调餐饮和座位等后勤事宜，到体谅与会者的需求，需要考虑的因素有很多。

以下指南将帮助您掌控并在办公室的活动空间组织自己的活动，发展和丰富您的社群，打造安全的空间，并让参与者感到兴奋！对于没有专门活动团队的初创公司来说，这份指南尤其有用。我们假设您拥有合适的视听设备（投影仪、屏幕、麦克风和扬声器）、存放食物的空间，以及折叠椅、桌子、专用宾客 Wi-Fi 和无性别洗手间等用品。

注意：本指南将包含 2016 年湾区的一些具体信息以及我们当时设立的具体办公室，但我在此过程中更新了一些链接，这里有很多有价值的知识和资源，可以使几乎任何人的活动策划都更轻松、更成功！

活动机会来袭！

你注意到了一个活动机会。你觉得举办这个活动很棒。太棒了！为什么？你的活动符合公司的使命和价值观吗？你想参加吗？你的参与者会玩得开心，并感到满意吗？

如果您认为此活动对您的社区和参与者本身有益，那么下一步就是选择日期。如果适用，请查看公司活动日历，了解接下来的活动安排。

既然您已经确定了日期，我们就开始制定计划吧！

任务清单：活动开始前 3-4 周（或更长时间）

✔ 选择活动日期
✔ 不确定活动时间？不妨看看这篇精彩文章，了解一下除了常规晚间科技聚会之外的替代方案：

让技术聚会更便捷

Jim Bennett ☁️ ・ 2019 年 5 月 24 日 ・ 阅读时长 8 分钟

#聚会 #社区 #包容

演讲嘉宾

✔ 您的活动会邀请演讲嘉宾吗？您知道他们是谁吗？
✔ 如果您已经确认了一位演讲嘉宾，但希望邀请更多嘉宾，请尽可能邀请代表性不足的演讲嘉宾。白人女性（顺便说一句，她们在编程社区和营销社区的代表性都不足——根据您活动的主题，您需要注意这一点）、有色人种女性、有色人种男性和非二元性别者应该占您的演讲嘉宾名单或小组讨论（如果有3人或更多人）的至少33%，理想情况下达到50%。✔
如果您有一位来自公司的演讲嘉宾，那么邀请公司以外的演讲嘉宾总是不错的，这样可以让活动吸引更广泛的受众，扩大您的社群，并为您的活动增加参与者的价值。✔对于希望发言的代表性不足的演讲嘉宾
来说，这是 一个不断增长的宝贵资源！

活动页面创建

✔ 确认演讲嘉宾后，我建议使用Eventbrite或Tito来管理回复。两者都是免费的——Tito 有一些很棒的分析工具，而 Eventbrite 可以在公开发布后增加您活动的观众人数。选择最适合您的方案！
✔ 您的活动页面应包含以下信息，且顺序应大致如此（请查看我们以往的活动页面以获取灵感）：

• 引人注目的活动照片：WOCinTech Chat（请注明“照片来自#WOCinTech Chat ”）或Unsplash.com是获取优质图片的来源。附言：以下是一些很棒的包容性资源，可能对您的活动策划和整体开发者社区管理有所帮助。
• 简要描述和推介：本次活动的主题是什么？这个主题的哪些方面能让参会者感兴趣？他们为什么想参加？活动会解答哪些问题？
• 演讲者名单：每位演讲者的姓名、照片和 3-4 句简短的个人简介

• 议程：您可以在此处添加有关餐饮（或不提供餐饮）的实用信息。议程示例：

  • 下午 6:00 - 6:30：饮料、小吃和闲聊
  • 下午 6:30 - 7:30：演讲嘉宾演讲
  • 晚上 7:30 - 8:00：小组讨论
  • 晚上 8:00 - 8:30：更多饮料、小吃和社交

✔ 请务必添加一份行为准则链接（Keen 的行为准则可在此处找到），并提供一些背景信息。以下示例取自我们 2016 年 9 月“聚焦盟友”演讲：

“聚焦盟友：2016 年多元化与包容性峰会”面向来自不同背景的人士。因此，所有参会者、
演讲嘉宾、赞助商和志愿者均须遵守
Keen IO 的行为准则。

✔ 务必说明您的活动场地是否真正无障碍：方便轮椅通行的入口和坡道必不可少，但主楼层的卫生间、如果有多层楼则需要电梯、房间内以及桌椅之间有足够的空间供轮椅或行动辅助器通行、为行动辅助器具使用者预留过道座位、可为体型较大的人提供舒适座椅、良好的照明等也同样重要。✔
明确说明卫生间将不分性别。（Perry Eising写了一篇很棒的文章，详细介绍了性别包容的科技活动，请点击此处。阅读全文！）
✔ 考虑聘请ASL 口译员，使活动向听障人士开放。我用过Linguabee，它们非常棒！ ✔ 考虑在您的活动文案
中添加以下建议：

本着促进科技领域多元化和包容性的精神，您可以考虑带一位与您长相不同的朋友一起来。男士，请带一位女性朋友。白人，请带一位有色人种朋友。异性恋，请带一位 LGBTQ 群体的朋友。健全人士，请带一位残障人士朋友。

Eventbrite 特定提示（可节省您的时间并避免困惑）：

✔确保每个名字的门票上限为一张，否则您将面临一个人购买 20 张门票并和 3 个人一起出现的风险。✔
确保您的门票销售开始和结束日期与您的销售期相对应，并且直到活动当天。。通常，Eventbrite 会默认使用奇怪的日期，因此检查这一点很重要。

任务清单：活动前 2-3 周

晋升

赶紧推广吧！以下是你的推广清单：

✔ 如果您的公司有活动日历，请确保已将其包含在内。
✔发布有关活动的推文。如果可能，尝试从您公司的 Twitter 帐户发布推文，以扩大覆盖面！如果合适，请考虑为活动添加主题标签。
✔ 确保在您的宣传推文中包含演讲者的 Twitter 帐号，以及他们所在公司的 Twitter 帐号。这是确保转发的好方法！
✔ 想要安排一些推文？添加一些炫酷的图片？尝试通过Buffer安排一些推文，并使用其炫酷的社交图片功能Pablo。带有图片的推文已被证明更具吸引力（更多转发、点赞等）
✔ 搜索并联系当地主题相关的聚会小组组织者进行共同推广。许多聚会小组都乐于与他们的社区分享相关活动。
✔ 联系并邀请科技领域代表性不足的群体。他们不仅渴望了解新活动，扩大社群覆盖范围还能丰富社群！
✔ 询问您的市场营销和社区团队，针对现有客户和活动社群，进行少量邮件群发或将其纳入即将发布的新闻通讯是否切合时宜。✔
我通常发现大多数注册发生在活动开始前的最后两周，因此您最好计划在活动开始前的两周内积极争取注册。在活动开始前两周注册的人们也更有可能出席，尤其是免费活动！

任务清单：活动前一周

✔通过电子邮件联系您的演讲者并询问以下问题：

• 他们有需要的东西吗？
• 你能先睹为快他们的材料吗？（没有什么比惊喜的进攻幻灯片更棒的了！）
• 他们对技术规格有什么要求：他们想用自己的电脑演示吗？如果是，一定要让他们提前到场，在你的设备上设置好演示文件，检查音视频质量，并让他们把演示文稿的备份发给你（最好是PDF格式或谷歌云盘，以保证格式一致。通过电子邮件发送Keynote和PowerPoint文件是灾难的根源）。
• 询问他们是否有自己的“点击器”（官方技术术语）来浏览幻灯片或是否需要一个（确保办公室里有一个，在 Keen 我们用的是这个，它在我们连接到的每台机器上都能正常工作）

✔ 鼓励演讲者在活动当天中午或前一天晚上通过 Google Drive 或 Dropbox 发送幻灯片，并在一台机器上运行所有演示文稿。这可以避免在演讲者之间切换电脑时出现尴尬的停顿和潜在的技术故障。✔
了解投影仪的具体信息。在 Keen，我们的投影仪可以轻松连接到带有雷电端口或 HDMI 的 MacBook。演讲者可能需要为任何其他配置提供加密狗。✔与您指定的主持人
预约时间，确保他们对活动流程、议程和演示内容感到满意，这些内容可以是：

• 如果相关的话，领土承认是向活动举办地原住民领土表达尊重和敬意的一种方式。（感谢Alain Wong的建议！）
  • 演讲者简介
  • 关于行为准则、浴室位置和食物/饮料位置（如果不明显）的客房服务信息通常是必须的）

✔ 如果适用，计划在演讲者开始之前向观众简要介绍您的公司和产品。✔
您的注册人数如何？

• 始终假设对于任何免费活动（并且您所在空间举办的 99% 的活动都应该是免费的，假设您希望建立社区，而不是通过活动赚钱），您的出席率将在 30-50% 之间。
• 因此，注册人数目标应该考虑到这一点。如果您希望吸引50名参会者，请做好推广计划，直到注册人数达到100-150人。

✔ 确保你准备了足够的名牌和记号笔，以便与会者写下自己的名字！如有需要，可以订购一些。名牌可能有些老套，但却是绝佳的社交/破冰工具！
✔准备代词贴纸或纽扣。关于代词贴纸和纽扣，你可能想知道的一切都在这篇精彩的文章里：

代词按钮组织者指南

Fen Slattery ・ 2018 年 10 月 25 日 ・ 阅读时长 9 分钟

#社区 #会议 #包容性 #多样性

任务清单：活动前 3-4 天

活动餐饮

✔ 您应该在活动开始前 3-4 天知道您的注册人数将发往何处，然后开始考虑餐饮选择。 请注意，在某些情况下，推荐的供应商仅针对旧金山。✔
无论您的预算多少，都可以而且应该满足不同的饮食需求：纯素食、素食、无奶制品和无麸质。✔如果您有预算，可以考虑Bi-Rite
提供的精致、美味和营养的餐饮，它获得了与会者的极佳反馈，让人们吃饱、健康和快乐。大约 1500 美元可以招待 100 人。✔ 一个很棒的中等预算选择是La Mediteranée，它以 900 美元的价格招待 100 人。✔ 如果您的预算较少，您仍然可以选择。试试EZCater（在美国大多数大城市都有）的玉米饼或许多其他选择。🌮偶尔吃点披萨也不错，只要确保订购几种，并为每 50 位左右的客人提供一个无麸质馅饼。 🍕 您还应该在披萨中加入沙拉。🥗 ✔ 计划为每位参加者准备约 0.75 杯酒精饮料🍻和约 1 杯非酒精饮料🥤（因为并非每个人都喝酒，许多人会想要两者混合）。您通常需要多点一些以确保种类丰富，因为大多数啤酒以 6 瓶装或 12 瓶装出售。✔ 计划提供多种非酒精饮料*（水、果汁、LaCroix、低热量和普通苏打水，如果可以的话，还有无酒精鸡尾酒）以及葡萄酒和啤酒（公共活动中饮用烈性酒可能会带来危险，通常在大多数情况下不建议饮用🤢）。✔ 如果您无法获得足够数量的可重复使用的盘子/餐具，食品供应商的订单还应尽可能包含可生物降解的盘子/餐具，请确保在订购时注明。✔ 别忘了自取或订购冰块！❄️

任务清单：活动前 2 天

✔ 此刻您应该已经大致了解参会人数，现在是时候订餐了。请订购足够 50% 注册人数的食物（100 个 RSVP 代表 50 人份）。✔
确保您的同事和志愿者准备好在晚上守门，并制定明确的指示，说明如何处理任何突发事件。确保所有守门人员都拥有组织者的手机号码。✔
准备包含 Wi-Fi 信息的占位幻灯片
✔ 准备包含公司徽标和活动名称（如适用）的介绍性幻灯片

任务列表：活动前一天

✔ 向所有参与者发送活动提醒及相关信息（地点、路线、交通、餐饮等）。您可以直接通过 Eventbrite或Tito进行此操作。

任务列表：活动当天

是：

✔ 在Instacart上订购饮料和冰块（如果您在旧金山或其他 Instacart 市场），或者以传统方式购买杂货。

下午：

清洁工作！
✔ 清空现有垃圾/堆肥/回收物
✔ 将袋子放入容器中
✔ 整理活动区域并确保在附近工作的人员撤离
✔ 接收杂货，将物资放置在食物桌区域附近
✔ 打印活动标志放在门口
✔ 如果需要，搬下两个吧台凳/座椅供签到志愿者坐下
✔ 设置和测试投影仪/幻灯片
✔ 确保“点击器”已准备好在正在使用的计算机上使用。演讲者可以提供他们自己的“点击器”（一定有一个更好的术语来形容它）
✔ 如果需要，打开并测试麦克风 / 扬声器（由于我们空间的声学效果，我们只在 50 人以上的活动中使用它们）
✔ 设置和安排折叠椅，确保在椅子之间留出足够的空间供轮椅 / 行动辅助设备通行，并尽可能在组合中分配一些更大的椅子
✔ 设置餐桌和饮料区（我建议用牛皮纸覆盖你的桌子，这看起来很棒，使清理变得轻而易举，并购买 3 个像这样的饮料桶）
✔ 在开门前一小时将饮料桶冰镇（先将饮料放入桶中，然后倒上冰块 - 相信我😂 ）
✔ 如果您要分发 T 恤和贴纸，请将它们整齐地放在房间后部的桌子上（远离食物）
✔ 准备好笔记本电脑 / iPad，打开 Eventbrite 或 Tito 帐户 / 列表，并准备在入口附近的签到区签到
✔在参会人员签到区摆放姓名标签、记号笔、代词按钮/贴纸
✔ 向所有参会员工简要介绍如何高度警惕参会人员的幸福感，如果有人似乎遇到麻烦，应立即插话或向主持人报告

活动开始前30分钟：

✔ 深呼吸，喝杯水。尽量在客人到来前吃点东西，因为我保证你现在不吃就吃不下。如果出了什么问题——很可能会发生——你都能应付。🙌
✔ 如果聘请了摄像师，他们应该已经到场并开始准备
。✔ 如果可能的话，播放一些很棒的、低音量的器乐来迎接客人到来（没有歌词的歌词可以确保你不会听到任何性别歧视/种族歧视/刺激性的歌词！爵士乐永远是优雅的！）

✔ 遮盖所有客人无法触及的零食/饮料/其他区域
✔ 餐饮服务现在应该已经到位
✔ 确保食物摆放整齐，看起来美味又干净
✔重要提示：确保所有食物都贴有饮食详情/过敏原标签（含麸质/无麸质、含贝类、含鸡蛋、含牛奶/奶制品、含坚果、纯素食/含动物制品）。如果您要求，大多数餐饮服务商都会为您贴上标签，但您可能需要自行贴标签。如果您不确定，请始终假设食物可能含有过敏原。✔
报到志愿者应在活动开始前 10 分钟到位并开门，以便提前到达的客人

活动开始！

✔ 这是我们期盼已久的时刻！打开大门！✨
✔ 签到并欢迎嘉宾！
✔ 时刻关注与会者的心情，如果有人遇到麻烦，请及时插话或向主持人报告
✔ 如果您是活动的幕后推手，现在是时候交流、互动和建立人脉了……享受您的劳动成果，让您的志愿者来管理活动细节。您辛勤付出，值得拥有 ✔
您的志愿者应该：

• 确保任何看起来害羞或孤独的人都受到欢迎并被介绍给别人
• 补充饮料/冰块
• 处理任何溢出物/脏乱物
• 活动进行期间将空瓶/罐扔进回收箱

任务列表：活动结束

✔ 清理所有瓶子/罐子
✔ 清空所有溢出的垃圾/回收物/堆肥
✔ 如果可能并且食物不会在一夜之间变质，请考虑让食物跑者在第二天收集剩余的食物，以便重新分配给无家可归者
✔ 如果适用，请折叠椅子并存放起来
✔ 离开前确保办公室/空间安全
✔ 请务必花时间向您的志愿者表达谢意，可以通过小礼物、Slack 留言或其他形式的认可！

任务列表：跟进/事件后

✔ 你应该发送一封后续邮件感谢参会者的到来。你可以通过 Eventbrite或Tito来完成
。✔ 如果你的活动被录制了，通常最好等到收到录制内容后再发送给参会者。✔ 考虑通过Rev.com
将录制内容转录成文字，这对撰写活动回顾非常有帮助。✔ 考虑在公司博客上 撰写博客文章回顾！可惜的是，自从Keen IO 被收购后，我的活动回顾就不再在 Keen 博客上发布了。这是一个非常老的 Tumblr，我们以前在 Mashery 的时候用它来记录所有黑客马拉松的回顾。别告诉任何人，它还在更新 😂

现在，拍拍自己的肩膀吧。你做得太棒了！

我遗漏了什么吗？你想补充什么？请在下方评论，我会补充！

感谢Perry Eising为活动中的性别包容性提供更多资源，并帮助我考虑使用助行器人士的需求

这篇文章对你有帮助吗？想要这份任务清单的电子表格版本来举办你自己的包容性办公室活动吗？给我留言，我会帮你搞定！