提高日常效率的 10 个简单技巧

在我担任软件工程师的生涯中，我一直努力提高自己的工作效率。我发现时间管理和组织能力与我的整体效率之间存在某种关联。基于此，我收集并采用了一些策略，帮助我在日常工作中更加专注于自己的任务，从而提高了工作效率。

以下10个技巧描述了我每天尝试执行的不同任务，以略微提高我的工作效率。这些技巧仅对我有用，不一定对你也有效，但也许它们能帮到你。

1. 我不再同时做多项任务

虽然在处理多个项目或任务时，我有可能完成一些事情，但专注于一项特定的任务能帮助我提高效率，在更短的时间内完成更多工作，并创造更好的工作成果。每当我同时专注于多项任务时，我就会花费大量时间在所有任务之间切换，这会降低我的工作效率。

然而，一次只专注于一项任务直至完成，有助于提高我的工作效率，因为每个项目、任务或会议都能得到充分的关注。我可以发挥出最佳水平，并取得真正的进步。

有了这个重点，就可以尽早发现和解决问题，而不是花费大量时间来修补它们并转移任务以避免解决问题。

2. 我会规律休息

过去，我有时会因为全神贯注于一项任务并想尽快完成它而避免休息。不幸的是，不休息会导致过早疲劳，从而损害我的整体工作效率。我失去了继续工作的动力，也没有取得很好的进展。

休息能让我保持动力，补充能量，提高工作效率。我开始规律地休息，没有什么能阻止我这样做。如果我正在写作或开发什么东西，只要闹钟一响，我就会立即停下来休息5分钟，离开电脑，尽量远离电脑，直到再次开始工作。虽然休息时间很短，但它们能帮助我理清思绪，恢复精力，并激励我再次高效地完成任务。

3. 我先吃青蛙

每天早上，如果我查看我的任务清单而不知道从哪里开始，我就会想起马克吐温的一句名言：

如果你的工作是吃一只青蛙，最好一大早就去做。如果你的工作是吃两只青蛙，最好先吃最大的那只。

• 马克·吐温

然后，我会选择最复杂、最难的任务（“青蛙”）开始着手。这有助于我在一天的早期就为成功奠定基础。它帮助我理清思绪，彻底消除清单上最难的事情未完成的恐惧。而正是因为摆脱了这种恐惧，我的效率每天都会大幅提升！

4. 五分钟角色

如果我必须处理巨大而具有挑战性的任务（“青蛙”），它们将无法快速轻松地完成。通常，我最好将它们分成几个小部分，并尝试一次完成一个。这时，我就会运用五分钟规则来提高效率。

原理：我强迫自己尽可能高效地完成一项任务五分钟。对我来说，如果我想的话，五分钟后就能停下来，这一点非常重要。有了这个非常简单的前提条件，我会试着“欺骗”自己，以不同的视角看待这项具有挑战性的任务：

太棒了。五分钟不算什么。比我想看的节目短多了。我可以轻松完成五分钟。
通常情况下，我五分钟都看不完，但五分钟过后我经常会继续做。而且，如果我停下来，就等于完成了一个主要的障碍：如何开始。

5. 为自己设定 SMART 目标

为了提高效率，我每天都会设定目标。为此，我采用了 SMART 目标制定方法。SMART 是“具体”（Specific）、“可衡量”（Measurable）、“可实现”（Achievable）、“相关”（Relevant）和“基于时间”（Time-based）的缩写。

具体：尽可能清晰具体地描述我想要实现的目标。描述越详细，我就越能理解实现目标所需的步骤。

可衡量：我的成果应该是可衡量的。我会明确哪些证据能够证明我取得了进展，并在必要时重新评估。

可实现：我只计划可实现的目标。

相关性：每个目标都应与我的项目目标保持一致。

基于时间：目标需要设定一个截止日期。为了保持动力，我会设定一个短期内可以完成的目标。

每次我计划一个目标时，我都会牢记，没有计划的目标只是一个愿望！

6.我开的会议富有成效！

作为每个软件工程师，我每天都会安排几次会议，并且我总是考虑不同的方法来提高会议效率，从而促进我的整体工作进度。

我参加的是站立会议（每日例会），有时我和我的同事也会站起来，以便在讨论重要话题时提高警觉性和专注力。这提高了工作效率，因为我不用窝在椅子上上网查资料，而是全神贯注地听着同事们讨论的所有内容。

此外，我会利用时间追踪软件记录参加和结束富有成效的会议所需的时间。我会记录需要详细讨论的重要主题或要点。如果可能的话，我会为每个主题预留特定的时间，并尽量只讨论议程上列出的内容，避免谈论无关的话题或任务。

7. 我委派我的工作

如果我同时处理多项任务，我通常会使用委派机制在团队中分配任务。我会尝试将较大的任务拆分成多个小任务单，并将其中一些任务分配给其他团队成员，前提是这些任务可以独立完成。

在软件项目中委派多个任务让我能够专注于复杂的任务，而不必担心其他部分会占用其他重要项目的资源和时间。例如，如果我在一个软件项目中有很多 bug 工单需要审查和解决，但一位同事可以给予同样的关注，那么我会把这些工单分配给他，同时自己处理其他人无法完成的重要任务。

8.避免干扰，提高工作效率

干扰是我工作效率下降的最重要原因之一。交谈、非正式的快速会议或跑题讨论总是会妨碍我的工作流程，降低我的整体效率。为了避免降低效率，我采用了几种策略来限制一天中被干扰的次数：

• 我将我的团队状态设置为隐身/离线。
• 我使用降噪耳机。
• 我关上了门。
• 我关闭/静音我的电子邮件客户端。

自从我应用了这四个简单的步骤后，我一天中就避免了几次干扰。

9. 我使用艾维·李效率法

几周前，我发现了艾维·李生产力方法，它可以帮助我提高工作效率，创造更好的结果，同时以几乎最小的努力减轻压力。

当我第一次听说这种令人难以置信的生产力方法时，我认为它一定是一种复杂的技术，可以更有效地处理出现的任务，或者是一个可以优化工作流程的复杂概念。

幸运的是，艾维·李效率法并不复杂。你只需要一支笔、一张纸和几分钟时间。只需六个步骤，就能理解和学会整个方法：

• 第一步：写下第二天的六项任务
• 第 2 步：按优先顺序排列这些任务
• 步骤3：完成列表中的第一个任务
• 步骤 4：再次检查优先级
• 第五步：进入下一个任务
• 第六步：晚上制定新清单

您可以在此处找到有关此方法各个方面的完整概述：https://www.paulsblog.dev/increase-your-productivity-with-the-ivy-lee-method/

10. 我使用番茄工作法

为了提高工作效率，我很大程度上依赖于我的时间管理技巧，而番茄工作法正是帮助我高效管理时间的策略。番茄工作法非常简单。它由五个简单的步骤组成，重复多次：

• 先决条件：我有一个待办事项列表，其中有几个按优先级排序的任务。
• 步骤 1：我选择一项任务，设置一个 25 分钟的计时器，然后开始执行该任务，直到计时器响起。
• 第 2 步：会议结束时，我会标记一个番茄时间并记录我已完成的内容。
• 步骤 3：我休息 5 分钟，离开电脑去做一些事情，比如出去走走或者给植物浇水。
• 我回到第一步，重复每个步骤，直到完成五个番茄钟。然后我会休息15到30分钟，时间更长，也更有助于恢复体力。

如果您想了解有关番茄工作法的更多信息，可以阅读这篇文章：https ://levelup.gitconnected.com/manage-your-time-more-effectively-with-the-pomodoro-technique-2e1276a69cc0

结束语

当我计划或实施提高工作效率的策略时，务必尽可能保持一致性。我会不断学习和提升技能，并尝试尽可能多的提高效率的技巧，以确保自己在工作日保持高效。

最难的是如何将一天中的所有技巧结合起来。但我找到了一个好方法。例如，我会用番茄工作法来处理我在艾维-李效率法的帮助下创建的待办事项清单。使用番茄工作法时，我自然而然地需要休息，而使用艾维-李效率法时，我会“先吃青蛙”。我日常工作中最复杂的部分是如何安排会议与我的工作日程。由于会议通常比一个番茄工作法要长，所以如果发生一些不可预测的事情需要我关注，会议也会随机安排在某个时间段召开。

然而，并非所有方法都适用于所有人。每个人都不一样。对我有用的方法不一定对你也有效。

这是检验它是否适合你的最佳方法。尝试一些技巧一两周，如果效率没有显著提高，你仍然可以尝试其他方法。

如果您喜欢这篇文章，欢迎在评论区留言，分享您的宝贵想法。我很乐意听听您对我的效率提升技巧的反馈。此外，也欢迎与您的朋友和同事分享这篇文章，帮助他们提高工作效率。

这篇文章最初发布在我的个人博客上：https://www.paulsblog.dev/my-10-simple-tricks-to-boost-my-productivity/

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摄影：Ryland Dean / Unsplash