如何提高效率、减少压力并完成任务

本指南基于我五年来对行为心理学技术的应用以及对生产力的研究。我曾以开发者、导师和创作者的身份使用过它。

并且它有效。

如果你只记得这篇文章的一个教训，那就是：

有效的生产力技巧建立在原则之上，而不是快速技巧或花哨的工具。

如果你理解并运用这一点，你就能保持头脑清醒，集中注意力。尤其是在事情变得一发不可收拾的时候，它尤其有用。

这篇文章将涵盖的内容

• 第一部分：流程>>工具
• 第二部分：当你无法停止拖延时该怎么办
• 第三部分：理智重于执行

让我们开始吧。

第一部分：流程>>工具

每当你感到不知所措时，都是因为你现有的流程让你失望了，而不是工具的问题。

任何时候，完善的流程都会胜过花哨的工具。

在我理解这一点之前，我一直难以保持持续的生产力。这里的关键词是“持续”。

任何人都可以偶尔取得一些成果，但要持续地取得成果则需要一定的技巧。

那时候，我做了很多事，但总感觉少了点什么。我的方法就是速度和执行力高于一切。这种方法短期内有效，但长期来看却不可持续。

来这里之前，我的工作效率一直很低。我了解各种各样的生活小窍门，也尝试过各种各样的工具，包括一些很流行的：

• Evernote：你的笔记，井然有序，轻松便捷。
• Google Keep：快速捕捉您的想法。
• One Note：适用于您的设备的数字笔记应用程序。
• Any.Do：带有日历、计划器和提醒器的待办事项列表应用程序。
• Todoist：组织工作和生活的待办事项列表。

哦，我至少尝试了Trello 3 次，因为每个人都发誓它是有史以来最棒的应用程序。

但我无法忍受。

每隔几个月，我就会在应用程序之间切换。

偶尔我会放弃电子文档，转而使用纸质文档。但后来我又忘了带笔记本，或者因为放不进口袋而不愿意随身携带。

什么都没起作用——我仍然感到任务繁多，不知所措。但随着时间的推移，我明白了：

即使最好的工具如果使用错误的流程，也会感觉像是一个失败的工具。

于是我改变了方法，专注于流程。这确实有效。我的工作效率和时间管理能力都突飞猛进。

无论您喜欢使用什么应用程序，我分享的这 4 个简单流程都可以在您最喜欢的待办事项应用程序中使用。

我的恰好是 Google Keep。不过，当你读完这篇文章时，我希望你把“Google Keep”替换成“Todoist”、“One Note”，或者任何你最喜欢的应用。

关注事物如何适应的总体情况，因为这是使用任何工具的最重要方面。

有道理吗？

让我们开始吧！

1）找到你唯一的事实来源

我使用 Google Keep 作为我的唯一数据来源，并将其输入到其他生产力工具中。这意味着它是我的首选。

第一站：

• 购物清单
• 日记
• 锻炼计划
• 财务策略
• Netflix 节目值得观看
• 我脑子里闪过的任何想法

每个都有自己的标签，因此捕捉事物通常只需在手机上轻敲几下或在始终使用 Google Keep 打开的 Chrome 标签上单击三下即可。

从那里我转到日历来安排固定的约会并观察会议每周消耗了多少时间。

然后使用 Trello 来跟踪团队协作。

接下来，我会在 Notes 和 Google 文档之间切换，前者用于个人写作，后者用于协作。有趣的是，我的大部分写作都是从手机上的 Keep 开始的。

包括这篇文章。

当时间变长时，我会切换到笔记本电脑，将内容从 Google Keep 网页复制到 Notes 或 Google Doc 中。

任何时候我觉得需要特殊的格式或想用我最喜欢的字体（蒙特塞拉特字体）书写，这表明我需要切换到写作工具。

切换到另一种工具并不一定是坏事。

但相信这一点的人并不多。

如果找到唯一的事实来源是你立即采取行动的唯一想法，你就会看到巨大的变化。

但如果你错过了这一点，当你开始感到不知所措时，你将难以维持下去。相信我，事情会变得难以承受。

2）别再追逐万能应用

这一点有点争议。

过去，有些人对我的立场提出质疑，特别是在某种新工具流行起来之后（例如Notion）。

大多数人试图将他们最喜欢的生产力应用程序改造成写作应用程序、协作工具、日历应用程序或万能工具。

事实上，没有一种工具可以解决所有问题。

我犯这个错误很久了。

相信我，你最好选择一个事实来源，然后围绕它构建其他事实来源。

• 使用 Keep 和 Trello 就可以了。
• 有Notion和Notes就好了。
• 使用待办事项提醒器和日历就可以了。

两者之间不一定要互相取代，而是可以互相补充。

3）它不是纸质或数字，而是纸质和数字

有时候，我很想在纸上写点东西。

当我规划大目标时，这种感觉尤其强烈。我喜欢把眼前的一切规划好。

用我最喜欢的笔书写可以让思绪不断涌现。

在纸质情况下，我会将所有内容写在纸上，然后完成后，我会截取屏幕截图并将其添加到 Keep 中的相关标签下。

例如，如果您看到我的“大创意”标签，您会在其中看到很多屏幕截图。

当我和同事一起在白板上讨论编码项目或进行头脑风暴会议时，我也会这样做。

• 完成。
• 拍照。
• 添加到特定标签。

然后我把这张纸扔掉了。

多年的纸上写作经验告诉我，我所写的纸只有在当下才会让人感觉良好。

几周后，我发现到处都是纸质垃圾。

所以我尽快截图并删除。

这个过程既满足了我对计划表的数字化访问（这比小笔记本好多了），也让我在需要用纸质表的时候可以满足自己的需求。

我并不只忠于数字媒体或纸质媒体。这简直是无稽之谈。

我更关心什么能帮我减轻繁重的工作负担。两者兼顾效果很好。

你可能只想用纸质文件，或者只想用电子版。没关系。只要记住，你不必觉得必须只用其中一种才能提高效率。

有人推荐Rocketbook（一款智能笔记本）。这是一款可重复使用的笔记本，你可以书写、上传到云端，然后清除页面！

我从来没有使用过它，但我想强调这一点，以防你发现它有用。

4）经常回顾——每周、每月、每年

工作日每天早上我都会用笔记本电脑浏览 Keep，看看当天应该优先考虑的事情。

这是主动防止我因太多事情被忽略而陷入任务不堪重负境地的关键。

白天，我会用手机或笔记本电脑把东西添加到 Keep。这个循环一直持续到周五。

每个星期五，我都会检查我的 Keep，清理所有失败的任务或应该转移到其他工具中的任务。

然后重复。

遵循这一点可以让你高效地完成任务，但有时拖延会阻碍你的进步。

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第二部分：当你无法停止拖延时该怎么办

您知道吗，我们当中的 80% 的人都未能实现自己的新年愿望？

这太疯狂了。

可悲的是，拖延症在其中扮演了重要角色。

但不用担心，你可以通过这三种技巧来克服拖延症：减少你的“完美”目标，明确你的下一步行动，并通过行为心理学修改你的步骤。

让我们逐一深入研究这些问题。

1）将第一步从“A+”降为“B”。

如果你是个完美主义者，你就会拖延。如果你的目标太大，迈不出第一步，你就会拖延。

如果你是一个拖延的完美主义者，你会多次感到无力和沮丧，因为你的大目标仍然停留在你的脑海中，而实际上却没有任何行动。

您将不采取任何行动，因为您希望所有步骤都完美无缺。

要想改掉完美主义者的拖延症，不妨先从“B”级目标开始，而不是“A+”。这意味着你应该回过头来，把第一步的目标从“完美”改为“足够好”。

2）明确下一步的微小行动。

当你不清楚下一步该做什么时，你的思维就会阻止你前进。

例如您的待办事项列表有：

打造最佳作品集页面，助您求职成功。然后，打造精彩的落地页，向所有人展示。

但：

• “最佳”是什么意思？
• 我的作品集里应该包含哪些类型的编程项目？
• 从头开始构建我的应用程序或使用现有模板是否明智？
• 我应该学哪种语言？学多久？什么时候学？怎么学？

当你脑子里有太多浮动的想法时，你的大脑就会逃避任何行动，并再次陷入拖延。

解决方法是花 90 秒回答：

我想要完成的任务的最小的下一步行动是什么？

例如：

• 如果你正在构建作品集，接下来最细微的行动就是打开文档，写一个粗略的计划。而不是打开 Visual Studio，费劲地应付 C++ 的各种怪异之处。
• 如果你正在写一本给新程序员的课程书，你最细微的举动不是写第一章，而是为所有章节构思出大纲的初稿。
• 如果你是编程新手，最好从可以学习编程的地方开始，这样就能缩小选择范围。这样就不会漫无目的地四处寻找，几个月后仍然感到迷茫。

下一步行动越细微，你就越有可能完成它。

叠加多个小动作，你，我的朋友，就是金子。

3）通过行为心理学的技术进行修改

有些日子只是懒惰的日子。

你知道你应该忽略自己的感受并开始工作，但这并没有发生。

您可以使用行为心理学的这些原则。

• 截止日期效应：访问www.tomato-timer.com，点击“5分钟”，然后尽快开始执行你下一个最细微的行动。大多数情况下，你会超过5分钟。这很完美，因为蔡加尼克效应已经发挥作用，你会想要完成已经开始的工作。
• 持续负面强化，直到你开始行动：如果你什么都没做，计时器就结束了，那就重新开始。另一个小技巧是，进入设置，设置你最讨厌的声音。至少重复5次，每次都通过观看计时器倒计时来“惩罚”自己！
• 重新审视你的动机：如果 5 次之后你仍然无法做任何事情，这意味着你的动力已经消失，你需要回答一个更深层次的问题：

“我做这件事能得到什么好处？”

有时，看看其他开发人员如何改变他们的生活可以给你所需的推动力。

如果您仍然不知道自己会得到什么，那就放弃这项任务，因为是时候寻找其他更有内在动力的事情了。

但无论你完成了多少工作，重要的是要认识到生产力并不意味着不停地工作。

您需要保持平衡才能持续前进。

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第三部分：理智重于执行

完成任务并不总是意味着做得更多。有时你不需要更快、更好。

您需要通过自我照顾来保持理智。

“自我关怀绝不是自私的行为。每当我们能够倾听真实的自我，并给予它所需的关怀时，我们这样做不仅是为了我们自己，也是为了我们生活中接触到的许多其他人。”——帕克·帕尔默

如果你不优先考虑自我关怀，你肯定会倦怠。相信我，开发人员倦怠是真实存在的。

倦怠次数太多，你就会开始想也许自己并不适合这份工作。

你是。

你的做法只会害死你。

以下是一些简单的方法，让你开始更加关爱自己。这些小事远没有人们听到“效率”时所期待的炒作那么好。

但你需要它们。

拥有不同的工作和休闲场所

我发现在同一个地方休息然后尝试工作是行不通的。

反过来也是一样：在同一个地方工作然后尝试切换到放松模式是很困难的。

您不需要为此准备单独的房间。

你只需要刻意制造一些物理上的差异，就能从一个状态切换到另一个状态。不这样做，我就在这种状态里循环了好几个星期。

每天淋浴补充能量

这很简单。早点洗澡比较好，但如果做不到，也可以在晚上天黑之前洗一次。这样你会感觉自己已经完成了一些事情。

烹饪疗法

我做饭的次数不如我想象的那么多。但按照菜谱上的说明做出新菜品感觉很神奇。

“没有一个做饭的人是独自做饭的。即使在最孤独的时候，厨房里的厨师周围也环绕着几代前辈的烹饪经验、当代厨师的建议和菜单，以及食谱作者的智慧。”——劳丽·科尔温

选择任何一顿饭——味道好不好并不重要。

正是这种与世隔绝的过程才真正有帮助。烹饪时配上爵士乐，你仿佛自动穿越到了另一个宇宙。

获得任意量的阳光

我从不相信天气会影响人的情绪，但事实确实如此。

待在家里太久，心情就会开始变得阴郁。幽居病会袭来，你会像一只疯狂的浣熊一样，把生活空间塞得满满当当。

但你不用出门就能解决这个问题。我发现，如果我一大早就打开窗户，我的幽居病就完全消失了。

无需巨大的窗户，也无需在户外长时间散步。只需几分钟安静、独自享受阳光就足够了。

结束

“虽然看起来很小，但小事的连锁反应却是非凡的。” ——马特·贝文

思考一下您目前为止所读的内容。

您会注意到，每个听起来都很简单，因为它们本身只是微小的调整。

但所有这些结合起来彻底改变了我掌控一切的方式。只要遵循这些原则，你也可以实现这样的改变。

记住：

• 原则>>工具
• 战胜拖延症，否则它会控制你
• 把自我照顾和理智置于持续执行之上

感谢阅读

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注意——我喜欢研究，所以我倾向于用行为心理学和神经科学的概念来支持我的建议和方法。