一位垂死教授的时间管理笔记

2007年，卡内基梅隆大学教授兰迪·波许（Randy Pausch）刚被诊断出癌症，就做了一场关于时间管理的讲座，广受好评。以下是我的笔记（幻灯片在这里，文字记录在这里）。

附注——他因《实现童年梦想的最后一次演讲》而闻名——讽刺的是，这次演讲是在这次时间管理演讲之前进行的。

金钱与时间

• 我们擅长处理金钱，却不擅长处理时间。了解你的时间成本，能帮助你更好地权衡利弊。
• 我们必须比管理金钱更好地管理时间。我们有金钱预算，那时间预算呢？
• 我们正处于“时间饥荒”之中——没有人会说自己“时间太多”。然而，典型的办公室职员每天在工作上浪费近2个小时，每周在电视上浪费28个小时。这并非一次性问题——你不可能在一周内解决它，然后就恢复正常——这是一个系统性问题，需要从根本流程上进行变革才能一劳永逸地解决这个问题。
• 目标是玩得开心，更快乐，过上更有意义的生活。如果你不开心，那又何必呢？
• 成功并不代表你能很好地管理时间。但管理好时间才能让你成功。
• 把金钱变成时间——雇人做家务。尤其是如果你有孩子的话。

目标、优先事项、规划

• 总是问自己：我为什么要做这件事？我的目标是什么？我为什么会成功？如果我不做，会发生什么？
• 做正确的事比正确地做事更重要。
• 帕累托原则，80/20 规则。专注于高价值/高影响力的事情。
• 人们问沃尔特，他是如何在366天内建成迪士尼乐园的。他回答说：“我们把每一天都利用起来了。”
• 计划很重要。没有计划就等于计划失败。要制定每日/每周/每季度的计划。
• 你仍然可以灵活变通——计划可以改变。
• 待办事项- 将事情分解成小步骤。“获得终身教职”不是待办事项。吃掉你的青蛙 - 先做最丑的事。
• 优先级（最重要的）柯维/艾森豪威尔矩阵
  • 紧急+重要
  • 不紧急+重要
  • 紧急+不重要
  • 不紧急+不重要
  • 诀窍在于不要做不重要的事情，并在重要的事情变得紧急之前处理它们。

• 保持桌面整洁——桌面上只有一件东西
• 每张纸都要仔细检查，邮件也得发一次。收件箱不是你的待办事项清单。把邮件归档，放到你的待办事项清单里。
• 建立归档系统绝对必不可少。家里一定要有一个地方存放所有纸张。（云端/电脑也一样）
• 至少配备两台，甚至三台显示器。只使用一台显示器“就像在飞机餐盘上吃饭一样”。
• 生产力堆栈：
  • 待办事项列表
  • 收件箱
  • 日历。不用动脑子去记住你的约会。
• 打电话时站着——会快得多。不要太拘谨。“我很想继续和你聊聊，但我有学生在等我。”
• 骑自行车锻炼——如果你有耳机，可以打电话
• 写一封感谢信。用切实的方式告诉别人你感激某事。这会让你显得珍贵，让他们记住你。
• 狗——提醒你还有更重要的事情要做
• 椅子——让您的办公室对您来说舒适，也可选地让其他人也感到舒适（例如折叠椅）。
• 你不是找时间去做某事，而是创造时间。而你创造时间的方式，就是选择不去做其他事。
• 学会说“不”。机会成本是真实存在的。“温柔的拒绝”=“我会成为你的替补”。“如果你需要第八个人，我会来。”
• 找到你的创作时间，并坚决捍卫它。每个人的创作时间都不一样，可能是晚上10点到午夜。
• 找出你的空闲时间，做一些不需要你付出最大努力的事情。
• 被打扰需要6-9分钟，但恢复需要4-5分钟。必须找到减少被打扰频率的方法。把电话变成电子邮件。批量与他人互动。
• 给出一些缩短会议时间的建议：站起来，走到门口，感谢他们，与他们握手。然后送他们离开房间。
• 时间日志——监控并更新一天的时间。弗雷德·布鲁克斯有真正的打卡钟。
• 看看那些你知道将会浪费时间的开放区块，因为区块之间的空隙构成了一个假类。
• 代表。
• “我怎么浪费了别人的时间？”
• 你的工作效率更高了，所以你可以准时下班，和你爱的人一起度过。一旦你有了孩子，风险就变得真实了。

拖延

• 有时你会很幸运——如果你等待的时间足够长，你可能不需要这样做
• 有时您想避免帕金森定律——工作会扩展以填满可用的时间。
• 但关键在于——最后一刻做事代价高昂。如果你把事情拖到最后期限，所有的压力就都来了。
• 设定一个假的最后期限并假装它是真实的。
• 找出你拖延的原因——害怕失败？害怕向别人求助？有时候，你只需要开口。

代表团

• 授予权力+责任
• 委派他人，但总是自己做最难做的工作，这样很明显你愿意做你要求的事情
• 善待你的员工，尤其是工作人员/秘书
• 不要含糊其辞：
  • 给出具体的事情去做
  • 具体日期/时间
  • 具体惩罚/奖励
• 挑战人们：授权直到他们抱怨
• 沟通必须清晰且书面化
• 不要告诉他们怎么做——告诉他们你需要做什么，让他们自己想办法。这才是与比你聪明的人共事的秘诀。
• 提供相对重要性——这样人们就知道按什么顺序去做
• 警惕向上授权——退后一步。
• 胡萝卜大于大棒。强化你喜欢的行为。“谢谢你，我真的很感激你做得很好。”

会议

• 开会时带走每个人的手机。务必出席。
• 记录员应该在会议结束时花一分钟记录会议做了哪些决定，以及谁负责什么。

工具

• “计算机速度更快，只是需要更长的时间。”
• 技术必须让你的生活从头到尾都变得更好。比如，它改变了工作流程。“只是快一点”是不够的。

电子邮件

• 不要删除电子邮件
• 如果你想完成某件事，不要把它发给 5 个人。只发给一个人就好。使用 ALF Weaver 特异性规则。
• 如果对方在 48 小时内没有回复，就催促他们，因为他们的回复率将为零
• 如果你正在阅读电子邮件，那就不是度假

向上汇报

• 询问下次会议什么时候举行、到那时你想要什么、向谁寻求帮助

生活建议

• 关掉你的电视。美国人平均每周花28小时看电视。
• 吃饭、睡觉、锻炼。
• 永远不要违背承诺，但如果有必要，可以重新协商。
• 如果你没有时间把事情做好，那么你也没有时间把事情做错。
• 要知道，大多数事情都是有结果的。“足够好”就足够了。
• 反馈循环：自信地询问。

行动呼吁

• 按优先顺序排列你的待办事项列表
• 做时间日志或计算你看电视的时间
• 记下来，30 天后再回顾一下，并问自己“我改变了什么？”

风格笔记

• 他经常使用幽默——指出严峻形势中的乐观一面，给观众带来一些安慰，同时也提醒他们他的信息的重要性。
• 他也极其尊重人——对特定的听众（“加布真的很好”，“我并不比吉姆卡尔霍恩聪明”，“我是在和听众中的阿尔夫韦弗一起演讲吗？”）以及场地/普通观众本身（“历史上没有比这个更好的博士课程了”）。
• 他分享了一些个人故事和例子，其中经常涉及到他的妻子，这些故事和例子通常都引人入胜，妙趣横生。他的幻灯片里用到的照片，都是他亲身经历并实践他所讲述的事情。
• 这些轶事也增添了一些变化——在 40 分钟的休息时间里，他谈论了他的狗以及他与妻子的一场小争论。
• 声音变化——53 分钟后，他尖叫道“妈妈，把香烟灭了”，分贝数大幅增加。
• 结局真的很好：他在结尾处给出了可行的措施，并很好地提醒了为什么这很重要：

如果我没有改变什么，那么我们在一起仍然度过了愉快的一小时。如果你改变了什么，那么你可能会有更多时间陪伴你爱的人。这很重要，时间是我们仅有的一切。也许有一天你会发现，你拥有的时间比你想象的要少。