掌握这三种技能来提高时间管理能力🚀

我们每天都有24小时，时间一分一秒地流逝。我们无法保存、储存或重复利用它。时间无法管理，但我们可以管理我们的态度、活动和环境，从而最大限度地利用时间。这就是时间管理的意义所在。

作为企业家、管理者和专业人士，我们渴望成长，渴望收获成果，实现跨越式发展。但成果并非时间的直接产出，而是我们付出努力的成果。你可以找到数以百万计的书籍、博客和课程，教你如何提高效率、更有效地管理时间，但事实上，它们都归结为三项技能，虽然内容不多，但掌握起来却很难。

目录

1. 培养自我意识
2. 提高组织能力
3. 提高适应能力
进一步的时间管理阅读

培养自我意识

如果你在谷歌搜索“时间管理技巧”，你会找到数百万页由受人尊敬的作者撰写的文章和在线版本。但不知何故，这些开源信息并没有让我们成为一代时间管理大师。我们大多数人肯定读过几本关于效率的书籍，读过十几篇关于“80/20 法则”或“吃青蛙”的文章，但只有少数人采取行动，反思自己的时间管理习惯并采用新的方法。为什么？因为我们大多数人缺乏这方面的自我认知。

自我意识是指感知、控制和表达自身情绪的能力。如果我们能够调节情绪，就能清晰地了解自己的优势、劣势和局限性，以及我们收集和处理信息以及应对压力的方式。在时间管理方面，自我意识为我们的行为和技能奠定了基础，包括目标设定、沟通、激励、压力和时间管理。只要我们了解自己的倾向和局限性，就能选择最适合自己的时间管理策略。

让我们看看可以采用哪些方法来通过反思和自省来构建完美的时间管理策略。

掌握目标设定与反思

• 换个角度思考。你的日常活动是否有助于你的个人、职业或商业目标？如果没有，那就规划一下你几年后想要成为什么样的人，达到什么样的目标。专注于你的目标和愿景，你的日常生活就会更有意义，也会增强你的自信。
• 制定行动计划。在确定了下一个目标或项目的愿景后，你需要将其分解成符合SMART标准的可管理步骤：具体、可衡量、可实现、相关（切合实际）和有时限。
• 采取行动。使用时间管理软件上传你的计划并记录你的时间。
• 反思你的进步。每天、每周、每两周和每月回顾你的表现和进步。利用这些数据，从短期和长期角度识别增长趋势和机会。
• 寻求反馈。向你的老板表达你提高效率的意愿，并询问他们对你表现的反馈。做好接受批评的准备。

省去低产出活动

• 识别低效活动。利用时间跟踪数据识别出那些对项目成功没有贡献的任务，这些任务可以消除，而且对项目结果几乎没有影响。
• 评估任务重要性。即使你正在执行任务，并且发现它已经花费了太多时间，也要退一步评估它的重要性和结果。

明智地使用你的能源

• 专注于最终结果。思考你手头的任务如何帮助你实现个人或公司目标。必要时调整你的愿景，但切勿忽视它。
• 利用最佳表现时间。要找到你的最佳表现时间，请将你的一天分成3到8个时间段，并评估你一周的精力水平和效率。对这些时间段进行排序，并在列表顶部找到你的最佳表现时间。利用这段时间完成最艰巨的任务。
• 接受不完美。勤奋和注重细节是好品质，但当普通质量的工作就足够时，它们往往需要更多时间才能产生更高质量的工作。记住，20%的投入会产生80%的结果。
• 注重自我关爱。规律运动，养成健康饮食习惯，适度休息，并进行冥想。

提高你的时间评估技能

• 估算你的活动。在规划下一个任务、项目或 Sprint 时，估算这些项目，以便进行未来的生产力分析。
• 留出一些缓冲时间。缓冲时间会考虑到一些应该纳入估算的意外情况。
• 使用时间跟踪软件。将你的任务和预计时间上传到时间跟踪器，并记录时间。
• 看看你的预估时间和实际时间是如何叠加的。完成一项任务、项目或冲刺后，在你的时间跟踪软件中生成一份报告，你可以查看预估时间和实际时间，查看不同活动类型的“蒙混过关”率，并利用这些数据更好地规划未来的活动。
• 计算总的“敷衍”率。列出任务清单，估算每项任务的时间，并跟踪时间。将你花费的总时间加起来，除以预估的总时间，再将结果乘以 100%。
• 征求反馈。为了减少估算误差，可以向中立方征求关于任务估算的反馈意见。如果合适，可以在任务估算会议上与项目经理讨论你的估算。

提高组织能力

组织能力是指在你的目标、计划、日程安排和任务中建立秩序和结构。它的主要好处包括：一个整洁的环境能让你更有掌控感，提高注意力，并提升你的职业声誉。以下是一些关于如何让你的日常生活更有条理的建议。

升级项目管理

• 集成与自动化。使用在线日历、日程安排应用、时间追踪器、项目管理系统和其他技术工具，自动执行日常任务，并从任何设备访问您的数据。探索应用集成，并连接您的应用，以便它们可以交换数据。
• 授权。授权可以让你腾出时间去做更重要的事情，培养团队沟通技巧，并建立信任。下次你感到负担过重时，会有一位训练有素的员工为你提供支持。
• 外包。有时，将您或您团队的部分工作外包是个好主意。假设您是一家初创公司的老板，负责面试申请人、处理所有会计事务并管理团队。在这种情况下，您应该考虑将人力资源和会计任务外包，因为您的注意力对您的业务成功至关重要，而专业人士则会处理那些耗费您太多时间和精力且对您的业务增长没有帮助的事情。

掌握优先级

• 设定截止日期。如果你使用项目管理工具，你可以为任务列表中的项目设定截止日期，并根据截止日期临近的情况对任务进行优先排序。
• 专注于20%的任务。如果20%的任务带来了80%的成果，那么你需要在任务列表中明确这20%。使用优先级排序技巧来发现并确定这些任务的优先级。
• 区分紧急任务和重要任务。紧急任务需要立即行动，而重要任务则具有更重要、更长期的影响。优先处理紧急且重要的任务。
• 学会说“不”。加州大学伯克利分校的研究显示，那些难以说“不”的人更容易感到压力和倦怠。所以，不要犹豫，礼貌地拒绝那些与你的目标无关的任务和活动。

改进调度

• 制定日常安排。使用日历应用规划好活动时间，并在计划或有需求时立即添加新项目。为条目添加标签，以便快速导航。
• 安排好受保护的时间。确定你的最佳表现时间，并确保将这段时间用于最艰巨、最重要的项目。
• 安排好自己的时间。在日历中安排固定的事项（例如吃饭、通勤、睡觉）、自我照顾活动（例如锻炼、冥想）以及无负担时间（例如社交、爱好）。

节省你的脑力

• 创建待办事项清单。试着编制每日任务清单，并在完成时划掉。写下任务后，你就能将它们从脑海中抹去，从而腾出空间来集中注意力。
• 做笔记。记录会议和与同事谈话的要点，以减轻您的负担并随时查阅。
• 创建一个持续更新的清单。列出你想探讨或与经理讨论的想法、需要提升的技能、书籍和课程等等。把这些事情从你的脑海中抹去，需要的时候再参考。

安排你的工具

• 了解你的工具。电子邮件管理工具、任务板应用程序、行业专用软件提供键盘快捷键、标签系统和其他一些小功能，可以每月节省数小时的工作时间——一定要探索、学习和使用它们。
• 记录重要的指南、会议、程序以减轻您的负担，只需单击几下即可参考并与他人分享。
• 保存密码。我们大多数人都会将登录数据保存在浏览器中，但无法从那里检索密码。使用密码管理器（例如Clipperz）来存储和访问登录名、密码、用户名和其他凭据。
• 备份重要数据。在云端或外部存储设备上保留重要文档的副本。

消除干扰

• 管理你的注意力。意识到自己何时开始走神，何时沉迷于社交媒体或其他干扰。一旦注意力分散，就要及时转移。
• 预留查看电子邮件的时间。员工每周大约有28%的工作时间用于阅读和回复电子邮件，这使得电子邮件成为最浪费时间的事情之一。关闭电子邮件通知，并每天安排两到三个时间段用于查看电子邮件。
• 清理杂物。凌乱的桌子会让我们感到焦虑、压力和不知所措。每天花几分钟时间清理周围的空间。

提高适应能力

适应能力是指一个人适应不断变化的环境和情况（例如不断变化的责任、期望和策略）的能力。这项技能包含沟通能力、创造性思维能力和解决问题能力等子技能。这些技能使人们能够应对高压环境、压力和干扰。

培养合作精神

• 传达公司的使命、团队和个人目标。将员工团结在一个共同的目标下，并提醒他们在公司使命中的角色和目的。
• 鼓励开放和透明。与您的团队分享您的业务问题和挑战，让他们了解不断变化的情况，并让他们有机会参与并提供解决方案。
• 促进解决问题和分享想法。建立富有创造力和无偏见的工作场所文化，并为你的团队提供一个可以分享想法、展开讨论和集思广益解决问题的环境。

掌握压力管理

• 监测周围环境的变化。关注周围政策、规程、财务和其他流程的变化，以便随时适应不断变化的情况。
• 制定应急计划。规划下一个任务或项目时，要考虑最佳情况和最坏情况。
• 识别你的压力源。练习写日记来识别压力来源，并寻找有效的管理方法。
• 培养兴趣爱好。经常培养兴趣爱好的人比没有兴趣爱好的人表现好15%到30%。所以，每周至少安排一段时间来培养兴趣爱好。

提高注意力和专注力

• 使用效率应用程序。尝试使用时间跟踪器或清单应用程序来衡量你的表现，跟踪你的进度并发现成长机会。
• 以专注的时间间隔工作。当你感到不知所措时，可以短时间集中精力，避免拖延。
• 减少时间浪费。在最佳工作效率和关键工作时间，使用“请勿打扰”时间段，阻止干扰。
• 设定界限。遵守工作时间，把工作留在工作地点。关闭与工作相关的通知，静音团队聊天，并利用非工作时间、周末和假期给自己充电。

进一步的时间管理阅读

有效的时间管理是一项难以掌握的技能，因为它包含数十个子技能，使我们能够管理自己的思想、情绪、沟通和环境。正因如此，时间管理无法用一篇文章、在线课程或一本书来解释。如果您想进一步了解时间管理的高级知识，请继续阅读，探索我们为项目经理和高管推荐的三本最佳书籍。

《卓有成效的管理者：完成正确任务的权威指南》（彼得·德鲁克著）

时间管理支柱：组织能力、项目管理、优先排序

一句话总结： “智慧、想象力和知识是必不可少的资源，但只有有效性才能将它们转化为结果。”

本书首次出版于1967年，至今仍是项目经理的必读书籍之一，其中包含久经考验的通用实践。尽管德鲁克的案例已过时，但其智慧却经久不衰。你将学习如何对自己的时间负责、制定行动计划、召开高效的会议、关注机遇而非问题等等。强烈推荐给那些需要复习有效团队和自我管理基本原则的高管。

《深度工作：在分心的世界中专注成功的规则》作者：卡尔·纽波特

时间管理支柱：适应能力、压力管理、优先排序

一句话总结： “我们选择关注什么，选择忽略什么，决定了我们的生活质量。”

卡尔·纽波特在书中探讨了当今世界日益分散注意力的问题，这种问题降低了我们的认知能力和专注力。他提出了“深度工作”的概念——一种能够最大限度地集中注意力、加速成长并在更短时间内产生更高质量成果的能力。在本书的第一部分，他阐述了不同职业如何从“深度工作”方法中受益。在第二部分，纽波特提供了四条规则，教你如何在日常生活中运用“深度工作”。

《搞定事情：无压力生产力的艺术》（作者：大卫·艾伦）

时间管理支柱：自我意识、专注力和绩效

一句话总结： “你产生力量的能力与你放松的能力成正比。”

David Allen 的这本书面向经验丰富的项目经理。它提供了一些技巧，教你如何更有条理、更放松地工作，以及如何利用相同的资源完成更多工作。这本书的主旨乍一看很简单：我们的生产力与我们的放松能力成正比。但要做到这一点，你需要学习并掌握 David Allen 在本书中教给你的必要工具。

从时间跟踪开始

如果不追踪时间，就无法改进时间管理策略和方法。时间追踪听起来可能很繁琐，但一旦融入日常工作，就能发现意想不到的趋势和洞察。分析一下打电话、发邮件和处理干扰所耗费的时间，就能制定更具战略性的时间管理方案。不妨试用 actiTIME 的30 天免费试用版（无需信用卡），或预约产品演示，了解它是否适​​合您的业务。